月間・週間の手帳をいろいろ使ってきて、最後に落ち着いたのは

ArcherPlanner - 1
 
みなさんは、スケジュール帳は、どのタイプを使ってますか?マンスリー?ウィークリー?デイリー?
仕事上ではウィークリーの手帳が一般的でしょうか?

自分は今年から『イアリー(年間)カレンダー』だけで運用しているが、まったく支障がない。
詳細な予定は、Googleカレンダーを使っているからというのもあるけど。

手帳は年間カレンダー1枚で十分

実際の運用法はこちら。

仕事で使うノートの裏表紙に、Webで拾った年間カレンダーを貼って、これで終わり。

記入方法は、
■当月になったら、月の数字を○(まる)で囲む。
■出張がある日は、日付を赤丸で囲む。
■社内にいなくていけない日は、日付を青丸で囲む。
■重要なイベントは、線を引いて枠外に書き出す。
■終わった日付を斜線で消す。
※自分の場合、休日は土日固定なので、特に休日の印は不要と思っている。
 
たった、これだけ。

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とっさにアポを決める場面が出てきても、その日の予定が「社内」か「社外」か一目で分かるので、非常に便利。
斜線で「終わった日」を消しているので、締切までの残日数も、ばっと把握できてしまう。

社内のデスクワーク中は、Googleカレンダーの月間ページをPCやiPhoneですぐ開けるような体制でやっている。
しかし普段でも、毎回同じページを開くだけなので、予定が俯瞰しやすく、期間が把握しやすい。

PCやiPhoneが使いづらい、打ち合わせ時や、出先で電話しながらの時に大まかなアポを入れる場合でも、この年間カレンダーを見れば一発。
手帳のページをパラパラめくりながら、えーっとなどと相手を待たせることも無い。
細かく時間刻みで予定を決める場合は、ゆっくり、PCかiPhoneでGoogleカレンダーを開けばいい。
しかし、実際仕事をしてて予定を決める時って、瞬発的に決めないといけないことが、すごく多いと思う。
そもそも、その日のスケジュールは予定を入れた時に記憶しているので、それをざっくり思い出すトリガーがあれば十分と思っている。

そんな感じで、全体的に「アナログはミニマムで」をテーマで、やっております。

積極的なミニマリストではないけど、モノやルールが少ないのは快適。

タスク管理ツールをTodolist → asana に移行した

25:366:2016

テスト的に、タスク クライアントを「Todolist」から「asana」に移行してみた。

自分が、タスククライアントに求める条件は、

  • PCとスマホの両方で同期できる
  • タスクの追加方法がシンプル
  • 階層化(サブタスクが設定)できる
  • 詳細な繰り返し設定ができる
  • 全タスクが一覧できる
  • 今日やるタスクが明確
  • UIがスマートで無駄が無い
  • 無料でしっかり使いたい

こんな感じだけど、一番大事なのは、細かい操作などなくストレスフリーなこと。Todoistは、かなり理想に近い。

 

しかし、Todolistで一番不満だったのが、「今日やるタスク」を設定するまでのフロー。確かに「今日が期限」のタスクは「今日」のボックスに表示されるが、今日やるタスクは今日が期限のタスクとは限らない。今日が期限でも今日やらないケースもあったりする。随時、タスクリストの一覧から、今日やるタスクの振り分けができのが理想。いちいちタスク毎にフォルダを移動したりするのは面倒くさい。

特に、自分にとっては、「タスク一覧を俯瞰して、今日やるタスクを拾い出す」というスキームがどれだけスムーズにできるかが重要。プロジェクトやフォルダ分けできても、いちいち開いて確認したり、フォルダ間を移動させるタイプのものは、いつも面倒くさくなって挫折してしまう。

 

Asana-Logo_Full-Color-Mark

 

 

asanaの場合、「MY TASKS」上の表示に従って、

  • 「NEW」   →タスクを追加したら最初にここに表示されるので、INBOXとして運用。
  • 「Today」  →今日やるタスク
  • 「Upcoming」  → 今日のタスクが終ったら、次にやるタスク(今週やるタスク)
  • 「Later」  →後回しするタスク(来週以降にやるタスク)

という感じで、勝手に解釈して使っている。

ブラウザ版でもスマホアプリでもドラッグ&ドロップで移動できるので、タスクの振り分けが楽なのが良い。

また、「Instagantt」という無料のガントチャートソフトにも連携しており、asanaと双方向同期できるので、プロジェクトの進捗管理がしやすい。こちらもUIがスマートで好みな感じ。ブラウザ版のみのため、スマホアプリは無いけど。

チームで共有しないと本領発揮しないソフトだけど、個人使用でも、意外に使い勝手は良いと思う。タスク毎に「誰がやるか(Asignee)」を設定できるのだけど、自分が実際にやるタスクのみ、自分がアサインすることで、アサインされていないタスク=他者(会社の別の人間や取引先)に委託しているタスクとして認識している。プロジェクトにおいては、あらゆるスキームの進捗管理しなきゃならないから、丁度よい。

 

昔から、Todo管理アプリを使うのが好きで、いろいろ使ってきたけど、最近は、GoogleカレンダーのToDoリストくらい直感的に使えるものが好み。見た目や操作性がシンプルで、設定段階でできるだけ自動化できるサービスが出てくれば、またいろいろと試してみたいと思う。

 

モレスキンとトラベラーズノート、さらにEvernoteの使い分け

Notes to the cabin, from past retreatants

今回は、具体的な使い分け例というより、考え方のはなし(どのツールもメジャーだし、自分も既に5年くらい使っているので、いまさら感はあるけど)

とりあえず画期的なアイデアはないけど、ツールを使うことが目的にならないように、交通整理しておきたい。同じようにアナログとデジタルのノートを複数運用していて、使い分けに悩んでいる人には、応用が利く内容じゃないかなと思う。

 


 

モレスキンとトラベラーズノート、さらにEvernoteの使い分け

 

自分も最初は用途が被ったり無駄なことをしていたけど、長期間使ってきて、それぞれの得手不得手を把握した結果、自然に下記のような使い分けになってきている。

Evernote今必要じゃない情報

モレスキン今頭の中に入れておきたい情報

トラベラーズノート  = 忘れたくない記憶・体験

 

Evernote

Evernote

仕事の時系列ログ、アイデアメモ、調べものした情報、その他個人情報など、あらゆる情報を入れている。
常に参照しない情報は、関係ない時は頭の中から一旦外しておきたい。今必要じゃないけど、将来必要になりそう。そういった情報を片っ端から放り込んでおけて、必要なときにキーワードやタグで一発検索できるのがデジタルの強み。
逆に、Evernoteに保存しないものは、毎日更新するようなデータや賞味期限が極めて短いネタくらいで、それ以外ほとんど保存していってると言っても過言ではないくらい。

結果何が残るのか?→ Googleとは違う、自分だけの「データベース」

 

MSK

モレスキン

仕事用として常に携帯し、今必要な情報や知識をまとめている。
具体的には、いろいろ断片的に入ってくる情報を整理しながら一旦紙に落とし、そのイメージをもう一回、頭の中に入れ直す感じ。頭の中にイメージが焼き付くまで、繰り返し見直すことも少なくない。逆にいうと、無意識に見てしまうかたちをつくれるのが、アナログの強み。
モレスキンはページ数が多いから、しばらくはこれに書いておけばよいという安心感がある。また180度開いたままキープできるので、デスク上でPCを操作しながら記入しやすい。そして、ノート使い切ったあとは、今必要でないが保存すべき情報はスキャンしてEvernoteに格納し、今必要な情報は新しいモレスキンに再度書き出す(最新の内容でアップデートしながら)
これの繰り返しで、常に1冊のモレスキンが、自分の鏡でもありバイブルでもある存在になっている。

結果何が残るのか? → 仕事等を通じて得た、自分だけの「知財」

 

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トラベラーズノート

日常で感じたこと・体験・旅の記録を記録したりスクラップブッキングしている。
様々な体験やその時の感情などは、時間とともに記憶から消えていくもの。その時手にした紙ものをスクラップしたり、簡単なイラストや地図を書いておくことで、後から思い出すときに、さらに臨場感のある記憶を呼び起こせる。デジタルよりも、自由度が高い紙だからこそ、その時の記憶を忠実に記録できるんじゃないかなって思う。

結果何が残るのか? → 自分だけの体験(冒険)の「記録」

 


この使い分けにしてから、割とうまく回るようになってきたと思う。

というより、日々ノートを書いていて「何のためにやってるのだろう?」って自問したとき、「未来の自分にとって価値の在るモノを残すため」って、自信をもって言える気がする。あまり堅苦しく考えるのもよくないけど、目標や目的があると、日々使うものを使う楽しさがより一層増すんじゃないかなぁ。