タスク管理ツールをTodolist → asana に移行した

25:366:2016

テスト的に、タスク クライアントを「Todolist」から「asana」に移行してみた。

自分が、タスククライアントに求める条件は、

  • PCとスマホの両方で同期できる
  • タスクの追加方法がシンプル
  • 階層化(サブタスクが設定)できる
  • 詳細な繰り返し設定ができる
  • 全タスクが一覧できる
  • 今日やるタスクが明確
  • UIがスマートで無駄が無い
  • 無料でしっかり使いたい

こんな感じだけど、一番大事なのは、細かい操作などなくストレスフリーなこと。Todoistは、かなり理想に近い。

 

しかし、Todolistで一番不満だったのが、「今日やるタスク」を設定するまでのフロー。確かに「今日が期限」のタスクは「今日」のボックスに表示されるが、今日やるタスクは今日が期限のタスクとは限らない。今日が期限でも今日やらないケースもあったりする。随時、タスクリストの一覧から、今日やるタスクの振り分けができのが理想。いちいちタスク毎にフォルダを移動したりするのは面倒くさい。

特に、自分にとっては、「タスク一覧を俯瞰して、今日やるタスクを拾い出す」というスキームがどれだけスムーズにできるかが重要。プロジェクトやフォルダ分けできても、いちいち開いて確認したり、フォルダ間を移動させるタイプのものは、いつも面倒くさくなって挫折してしまう。

 

Asana-Logo_Full-Color-Mark

 

 

asanaの場合、「MY TASKS」上の表示に従って、

  • 「NEW」   →タスクを追加したら最初にここに表示されるので、INBOXとして運用。
  • 「Today」  →今日やるタスク
  • 「Upcoming」  → 今日のタスクが終ったら、次にやるタスク(今週やるタスク)
  • 「Later」  →後回しするタスク(来週以降にやるタスク)

という感じで、勝手に解釈して使っている。

ブラウザ版でもスマホアプリでもドラッグ&ドロップで移動できるので、タスクの振り分けが楽なのが良い。

また、「Instagantt」という無料のガントチャートソフトにも連携しており、asanaと双方向同期できるので、プロジェクトの進捗管理がしやすい。こちらもUIがスマートで好みな感じ。ブラウザ版のみのため、スマホアプリは無いけど。

チームで共有しないと本領発揮しないソフトだけど、個人使用でも、意外に使い勝手は良いと思う。タスク毎に「誰がやるか(Asignee)」を設定できるのだけど、自分が実際にやるタスクのみ、自分がアサインすることで、アサインされていないタスク=他者(会社の別の人間や取引先)に委託しているタスクとして認識している。プロジェクトにおいては、あらゆるスキームの進捗管理しなきゃならないから、丁度よい。

 

昔から、Todo管理アプリを使うのが好きで、いろいろ使ってきたけど、最近は、GoogleカレンダーのToDoリストくらい直感的に使えるものが好み。見た目や操作性がシンプルで、設定段階でできるだけ自動化できるサービスが出てくれば、またいろいろと試してみたいと思う。

 

MOTO 360をiPhoneと連携させてみた

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スマートウォッチを一度試してみたかったのですが、「Apple Watch」は高すぎる、四角い形状に抵抗があったため、「moto 360」を購入しました。モトローラ社製で、デザイン・質感は、数あるスマートウォッチの中でも頭一つ抜けているようです。今年の12月には「moto 360 2nd」も発売されますが、あまり大きな変化はないようなので、今更ながらこちらを購入。

届いた直後のソフトウェアバージョンは、「 4.4W.2 」です。実は、このままだとiPhoneとペアリングできません。OSがAndroid4.3以上の端末と先にペアリングしてから、MOTO 360のOSを最新にアップデートしないといけません。

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アンドロイド端末に「Andorid Wear」アプリをインストールし、Bluetoothでペアリング。これで、やっと「moto 360」がネット接続されたことになります。あとは、時計側からの操作で、OSを「 Android 5.1.1 」にアップデート(約50分位かかりました)

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あとはmoto360を初期化して、iPhoneの「Andorid Wear」アプリで、ペアリングすれば完了です。

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操作方法は、右側の物理ボタン、画面のスワイプ、タッチ、長押しになります。本体に端子接続する部分は一切なく、充電は付属のスタンドでワイヤレスに行います。

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とりあえず、基本でできることと言えば、
・電話、gmail、Googleカレンダー等の通知(通話や返信はできない)
・万歩計・心拍数・カロリー計算
・天気や予定の確認
・アラーム・ストップウォッチ・懐中電灯
・音声によるWeb検索(検索結果の表示のみ→リンク先をスマートフォンに通知)
・ウオッチフェイスの変更

以上くらいでしょうか。いろいろアプリを試したい場合は、アンドロイド端末と連携させたほうがいいです。iPhoneの「Andorid Wear」アプリだと、全然アプリがありません。アンドロイドだと、Evernoteや路線検索などあるのですが、これもまだまだ実用レベルではなく、スマートフォンを取り出してやったほうがよっぽど楽です。

最後に結論(独断ですが

・スマートウォッチを使う利点は、電車の中や会議中、通知があるたびにスマートフォンを取り出して確認する必要がない程度。まだまだ「無いと困る」というレベルではない。
・ウォッチフェイスの変更は、そこそこ楽しい(気分転換になる)
・メインのスマートフォンと、スマートウォッチは、OSが一致しないと使い途が少ない(iPhoneユーザはApple Watchを買ったほうが多分幸せ。Androidも然り)

スマートウォッチ初心者なので、もう少し、有効な使い途があったら、また記事をアップしたいと思います。

EVERNOTEはこの20個のノートブックさえ作ればOK!(仕事編・プライベート編)


Evernote @ #Tuttle

Evernoteを本当に価値のあるものにしたいなら、Evernote内の「ノートブック」は多すぎても少なすぎてもダメだと思います。多すぎると、ノートの振り分けが面倒になって続かなくなるし、少なすぎるとEvernoteに情報保存していく方向性を見失い、これまた続かなくなってしまいます。そもそも、Evenote’(特に有料版)の検索機能は優れているので、あまりノートを整理するところに神経質にならなくていいと思います。
そんなわけで、自分がEvernoteで作成し今も重宝している、現役のノートブック20個を紹介いたします。
<ポイント> 
・大前提として、「INBOX」ノートブックは作りましょう。Evernoteに取り込んだ情報は、原則、全て一旦ここに収納されます。
・「ノートブック」や「スタック」のタイトルの前に、数字を付けましょう。数字をつけることで、「ノートブック」を数字順に固定することができます。自分の場合は、「00.INBOX」を先頭として、2桁の数字をタイトルにつけています。ノートブックやスタックの数が多い人は3桁のほうがいいかもしれませんね。
・「アーカイブ」的なノートを、後半に作りましょう。どこに保存していいか分からないもの、今後使う場面があるか無いか判断つかないものなどをストックします。あまりガチガチに整理しすぎず、こういったバッファを作ったほうが良いです。

 


 

<仕事編>

これは仕事用のPCで、Evernote(デスクトップ版でもブラウザ版でも)を使えることが前提になります。セキュリティの関係で使えない職場もあるかと思いますが、ここでは使える前提の話になります。自分は、メールクライアント(OUTLOOK)との連携が便利なため、デスクトップ版を使っています。

 

①アイデアメモ

 頭に浮かんだフレーズやアイデアなど、なんでもないようなことでも書いておきます。簡単に修正・削除ができるのでアナログよりも書く敷居が低く、スマートフォンからだと片手で書けるので、たとえ単語1個でも気にせずどんどん書き留めておけるのが強みです。

 

 ②業務メモ(商談メモ)

 仕事でも特に対人的な事柄では、時系列メモをとっておくべきです。案件名または会社名をタイトルにして、一つのノートに何かアクションがあったら逐一 「20151101 Aさんに工程表をメールで提出した」など追記していきます。仕事していると当然、多くの案件や多くの商談が同時進行で進むものです。「最後に会話したのはいつか?」「今ボールを持っているのはどっちか?」など現在のステイタスをすぐに思い出すことができます。RPGのセーブポイントのような役割ですね。

 

③名刺

 名刺ホルダーは収納するのも探し出すのもすごく面倒ですよね。デジタルであればキーワードで一発検索できます。全ての名刺をスキャンしておくことで、久しぶりの連絡で名前を忘れたり、知らない番号から電話かかってきたりなどに、対処できるので、これまで何度も助かっています。
 アプリ「Scannable」を使えば、まったくストレスなく名刺のスキャンができます。むしろ、このアプリが無かったら、Evernoteでの名刺管理は続かなかったかも。

 

④時事ネタ

 気になったNEWSや新聞記事をストックします。たまに古くなった情報は、ゴミ箱に入れておいたほうがよいでしょう。

 

⑤知識(仕事)

 仕事で必要な知識を、テーマ別にノートブック単位で格納します。いわゆる「勉強ノート」もここでいいと思います。

 

⑥調べモノ履歴

 仕事の過程で調べた情報を、テーマ別にノートブック単位で格納します。

 

⑦備忘録

 覚えておきたい社内情報など。

 

⑧テンプレ

 メールやビジネス文書の定型文をストックしておきます。コピペ用です。

 

⑨ビジネスマトリクス

 企画や仮説をつくるときに使うチャートやフレームワークを格納します。

 

⑩仕事ログ

  その他、業務中に使ったドキュメントなど、仕事関連のアーカイブとしてのノートブックです。終った案件や整理する場所に迷ったノートはここへ。

 


 

<プライベート編>

プライベートの場合、頻繁に使うというより、「また使うかも?」「いつか使うかも?」というような情報をストックしておくといいと思います。

①知識(プライベート)

 プライベートで必要になった知識を、テーマ別にノートブック単位で保存します。趣味や新しく興味をもったことについて調べたことを、一時的に集める場のような感じです。

 

②金言名言

 心にひびいた言葉をストックします。 手帳のウラ表紙に書くのは、その中から今一番自分に必要なものを選ぶと良いと思います。

 

③個人情報・パスワード

  紛失対策としてクレカや免許証などをスキャンしておきます。

 

④設定内容・取説

  PCの設定内容などを記録しておいたり、紙ベースだと嵩張る取説などをスキャンし保存しておきます。

 

⑤住宅・引越し関連

  めったに必要じゃない情報だけに忘れがちですよね。いざというとき、本当に役に立ちます。

 

⑥旅行・出張関連

  持ち物リストや旅行時のお役立ち情報など。これも頻度が少ないので、記憶が新しうちに記録しておくと、後で重宝します。

 

⑦レシート

  全てのレシートを保存するのもいいと思いますが、自分は非日常的な出費のレシートのみ保存しています。

 

⑧WISHリスト

  観たい映画など、TODOリストほど強制的ではない「WISHリスト」であれば、TODOアプリよりもEvernoteのほうが、ゆるく管理できていいですね。

 

⑨ライフログ・イベントログ

  毎日欠かさずというよりも、ゆるくライフログを保存しています。旅行したときの記録や、手帳を使い切ったときにスキャンしたりする程度でもいいかなと思います。

 

⑩アーカイブ

  ①の知識ノートで2軍落ちしたテーマは、テーマ名でタグ付けをし、アーカイブに放り込みます。その他、上記のカテゴリに思いつかないものは、とりあえずタグを付けて、ここに放り込みましょう。

 


あまり複雑にしすぎて、逆にEvernoteから遠ざかっている方は、極力、ノートブック数を最小限にして、シンプルな運用にしたほうがいいと思います。 何度も試行錯誤して、自分に本当に必要最小限なノートブックの構成を見つけるのが一番ですが、その取っ掛かりとして、20個のノートブック例を参考にしていただけたら幸いです。