モレスキンとトラベラーズノート、さらにEvernoteの使い分け

Notes to the cabin, from past retreatants

今回は、具体的な使い分け例というより、考え方のはなし(どのツールもメジャーだし、自分も既に5年くらい使っているので、いまさら感はあるけど)

とりあえず画期的なアイデアはないけど、ツールを使うことが目的にならないように、交通整理しておきたい。同じようにアナログとデジタルのノートを複数運用していて、使い分けに悩んでいる人には、応用が利く内容じゃないかなと思う。

 


 

モレスキンとトラベラーズノート、さらにEvernoteの使い分け

 

自分も最初は用途が被ったり無駄なことをしていたけど、長期間使ってきて、それぞれの得手不得手を把握した結果、自然に下記のような使い分けになってきている。

Evernote今必要じゃない情報

モレスキン今頭の中に入れておきたい情報

トラベラーズノート  = 忘れたくない記憶・体験

 

Evernote

Evernote

仕事の時系列ログ、アイデアメモ、調べものした情報、その他個人情報など、あらゆる情報を入れている。
常に参照しない情報は、関係ない時は頭の中から一旦外しておきたい。今必要じゃないけど、将来必要になりそう。そういった情報を片っ端から放り込んでおけて、必要なときにキーワードやタグで一発検索できるのがデジタルの強み。
逆に、Evernoteに保存しないものは、毎日更新するようなデータや賞味期限が極めて短いネタくらいで、それ以外ほとんど保存していってると言っても過言ではないくらい。

結果何が残るのか?→ Googleとは違う、自分だけの「データベース」

 

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モレスキン

仕事用として常に携帯し、今必要な情報や知識をまとめている。
具体的には、いろいろ断片的に入ってくる情報を整理しながら一旦紙に落とし、そのイメージをもう一回、頭の中に入れ直す感じ。頭の中にイメージが焼き付くまで、繰り返し見直すことも少なくない。逆にいうと、無意識に見てしまうかたちをつくれるのが、アナログの強み。
モレスキンはページ数が多いから、しばらくはこれに書いておけばよいという安心感がある。また180度開いたままキープできるので、デスク上でPCを操作しながら記入しやすい。そして、ノート使い切ったあとは、今必要でないが保存すべき情報はスキャンしてEvernoteに格納し、今必要な情報は新しいモレスキンに再度書き出す(最新の内容でアップデートしながら)
これの繰り返しで、常に1冊のモレスキンが、自分の鏡でもありバイブルでもある存在になっている。

結果何が残るのか? → 仕事等を通じて得た、自分だけの「知財」

 

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トラベラーズノート

日常で感じたこと・体験・旅の記録を記録したりスクラップブッキングしている。
様々な体験やその時の感情などは、時間とともに記憶から消えていくもの。その時手にした紙ものをスクラップしたり、簡単なイラストや地図を書いておくことで、後から思い出すときに、さらに臨場感のある記憶を呼び起こせる。デジタルよりも、自由度が高い紙だからこそ、その時の記憶を忠実に記録できるんじゃないかなって思う。

結果何が残るのか? → 自分だけの体験(冒険)の「記録」

 


この使い分けにしてから、割とうまく回るようになってきたと思う。

というより、日々ノートを書いていて「何のためにやってるのだろう?」って自問したとき、「未来の自分にとって価値の在るモノを残すため」って、自信をもって言える気がする。あまり堅苦しく考えるのもよくないけど、目標や目的があると、日々使うものを使う楽しさがより一層増すんじゃないかなぁ。

 


 

2016年の手帳活用法~「毎日捨てる手帳術」

2016年も差し迫ってまいりましたので、来年に向けて手帳の運用法を考えております(仕事用)

ポイントは、日々の記録の管理において、デジタル・アナログをどのように線引きするか? そもそもアナログの「手帳」に仕事の記録を残すことは意味があるのか?後で見返すときにノイズが多くて非効率ではないか? 常に手元に不要なものがなく、一番すっきりする方法は何か?

いろいろ考えた結果、思い切って、ユナイテッドビーズの「A4レポートパッド Daily Planner」「スケジュール帳」がわりに使ってみようと思っています。クリーム色のアンティークな色合いが渋いです。海外の映画やドラマでエリートビジネスマン(ウーマン)が使ってそうな雰囲気かも。


「毎日捨てる手帳術」 ①~③

①その日の仕事の全てを1箇所に。

常にデスクに置いておき、デスクワーク中のメモは全てこれに書く。いわば、GTDでいうところの「INBOX」としての役割になります。

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「Time table」(朝4:00~深夜3:00の時間帯あり)に一日の予定を記入。

「Activity」にその日の行動実績(何をしたか)を記入。

■ チェックボックス欄にその日のタスク、およびその日発生したタスクを記入。終ったものは消し込んでいく。

最下段に、その他のメモを記入。

A4サイズだから広々と、1枚書き捨てのレポートパッドだから失敗を恐れずのびのびと、記入ができます。

 

②その日の仕事を、その日に整理。

一日の最後に、紙面上の情報を振り分け作業します。

予定に関することは「Googleカレンダー」へ。

タスクとして残ったものは「Todolist」(ToDoアプリ)へ。

記録しておきたいものは、「Evernote」へ。

プロジェクトとして進めるものは「モレスキン マンスリー2016ダイアリー」へ。

構想を練る必要があるものは「モレスキン ラージ方眼ノート」へ。

その後、レポートパッドは、毎日スキャンして捨ててしまう(毎日じゃなくても1週間ごとのスキャンでもいいかと思いますが)

これでもう分厚いスケジュール帳を持ち歩く必要は無くなりました。いちおう、モレスキンのダイアリーは使いますが、スケジューラーというよりも、プロジェクトプランナーとしての使い方が主となります。モレスキンのマンスリーラージダイアリーは、大きくて書きやすいけど、薄くて邪魔にならないのでお気に入りです。

 

③常にすっきり。重要なことがはっきり。

その結果、実際に仕事で持ちまわるのは、モレスキン2冊だけ(プロジェクトノートと構想ノート)になります。 日々の雑務や頼まれごとの山が視界に入らないので、プロジェクトや新しい構想など「緊急じゃないけど重要なこと」に集中しやすい環境になるんじゃないかな?と思っております。

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● デジタルに格納した情報は、日々目につかないけど、必要なときに取り出しやすい。

● アナログに書いてある情報は、目につきやすく記憶に定着しやすいが、「一度に運用できる量」に限界がある。

デジタルとアナログの良い所取りを、自分なりに考えた運用法ですが、うまく行くでしょうか?

 

 

 

EVERNOTEはこの20個のノートブックさえ作ればOK!(仕事編・プライベート編)


Evernote @ #Tuttle

Evernoteを本当に価値のあるものにしたいなら、Evernote内の「ノートブック」は多すぎても少なすぎてもダメだと思います。多すぎると、ノートの振り分けが面倒になって続かなくなるし、少なすぎるとEvernoteに情報保存していく方向性を見失い、これまた続かなくなってしまいます。そもそも、Evenote’(特に有料版)の検索機能は優れているので、あまりノートを整理するところに神経質にならなくていいと思います。
そんなわけで、自分がEvernoteで作成し今も重宝している、現役のノートブック20個を紹介いたします。
<ポイント> 
・大前提として、「INBOX」ノートブックは作りましょう。Evernoteに取り込んだ情報は、原則、全て一旦ここに収納されます。
・「ノートブック」や「スタック」のタイトルの前に、数字を付けましょう。数字をつけることで、「ノートブック」を数字順に固定することができます。自分の場合は、「00.INBOX」を先頭として、2桁の数字をタイトルにつけています。ノートブックやスタックの数が多い人は3桁のほうがいいかもしれませんね。
・「アーカイブ」的なノートを、後半に作りましょう。どこに保存していいか分からないもの、今後使う場面があるか無いか判断つかないものなどをストックします。あまりガチガチに整理しすぎず、こういったバッファを作ったほうが良いです。

 


 

<仕事編>

これは仕事用のPCで、Evernote(デスクトップ版でもブラウザ版でも)を使えることが前提になります。セキュリティの関係で使えない職場もあるかと思いますが、ここでは使える前提の話になります。自分は、メールクライアント(OUTLOOK)との連携が便利なため、デスクトップ版を使っています。

 

①アイデアメモ

 頭に浮かんだフレーズやアイデアなど、なんでもないようなことでも書いておきます。簡単に修正・削除ができるのでアナログよりも書く敷居が低く、スマートフォンからだと片手で書けるので、たとえ単語1個でも気にせずどんどん書き留めておけるのが強みです。

 

 ②業務メモ(商談メモ)

 仕事でも特に対人的な事柄では、時系列メモをとっておくべきです。案件名または会社名をタイトルにして、一つのノートに何かアクションがあったら逐一 「20151101 Aさんに工程表をメールで提出した」など追記していきます。仕事していると当然、多くの案件や多くの商談が同時進行で進むものです。「最後に会話したのはいつか?」「今ボールを持っているのはどっちか?」など現在のステイタスをすぐに思い出すことができます。RPGのセーブポイントのような役割ですね。

 

③名刺

 名刺ホルダーは収納するのも探し出すのもすごく面倒ですよね。デジタルであればキーワードで一発検索できます。全ての名刺をスキャンしておくことで、久しぶりの連絡で名前を忘れたり、知らない番号から電話かかってきたりなどに、対処できるので、これまで何度も助かっています。
 アプリ「Scannable」を使えば、まったくストレスなく名刺のスキャンができます。むしろ、このアプリが無かったら、Evernoteでの名刺管理は続かなかったかも。

 

④時事ネタ

 気になったNEWSや新聞記事をストックします。たまに古くなった情報は、ゴミ箱に入れておいたほうがよいでしょう。

 

⑤知識(仕事)

 仕事で必要な知識を、テーマ別にノートブック単位で格納します。いわゆる「勉強ノート」もここでいいと思います。

 

⑥調べモノ履歴

 仕事の過程で調べた情報を、テーマ別にノートブック単位で格納します。

 

⑦備忘録

 覚えておきたい社内情報など。

 

⑧テンプレ

 メールやビジネス文書の定型文をストックしておきます。コピペ用です。

 

⑨ビジネスマトリクス

 企画や仮説をつくるときに使うチャートやフレームワークを格納します。

 

⑩仕事ログ

  その他、業務中に使ったドキュメントなど、仕事関連のアーカイブとしてのノートブックです。終った案件や整理する場所に迷ったノートはここへ。

 


 

<プライベート編>

プライベートの場合、頻繁に使うというより、「また使うかも?」「いつか使うかも?」というような情報をストックしておくといいと思います。

①知識(プライベート)

 プライベートで必要になった知識を、テーマ別にノートブック単位で保存します。趣味や新しく興味をもったことについて調べたことを、一時的に集める場のような感じです。

 

②金言名言

 心にひびいた言葉をストックします。 手帳のウラ表紙に書くのは、その中から今一番自分に必要なものを選ぶと良いと思います。

 

③個人情報・パスワード

  紛失対策としてクレカや免許証などをスキャンしておきます。

 

④設定内容・取説

  PCの設定内容などを記録しておいたり、紙ベースだと嵩張る取説などをスキャンし保存しておきます。

 

⑤住宅・引越し関連

  めったに必要じゃない情報だけに忘れがちですよね。いざというとき、本当に役に立ちます。

 

⑥旅行・出張関連

  持ち物リストや旅行時のお役立ち情報など。これも頻度が少ないので、記憶が新しうちに記録しておくと、後で重宝します。

 

⑦レシート

  全てのレシートを保存するのもいいと思いますが、自分は非日常的な出費のレシートのみ保存しています。

 

⑧WISHリスト

  観たい映画など、TODOリストほど強制的ではない「WISHリスト」であれば、TODOアプリよりもEvernoteのほうが、ゆるく管理できていいですね。

 

⑨ライフログ・イベントログ

  毎日欠かさずというよりも、ゆるくライフログを保存しています。旅行したときの記録や、手帳を使い切ったときにスキャンしたりする程度でもいいかなと思います。

 

⑩アーカイブ

  ①の知識ノートで2軍落ちしたテーマは、テーマ名でタグ付けをし、アーカイブに放り込みます。その他、上記のカテゴリに思いつかないものは、とりあえずタグを付けて、ここに放り込みましょう。

 


あまり複雑にしすぎて、逆にEvernoteから遠ざかっている方は、極力、ノートブック数を最小限にして、シンプルな運用にしたほうがいいと思います。 何度も試行錯誤して、自分に本当に必要最小限なノートブックの構成を見つけるのが一番ですが、その取っ掛かりとして、20個のノートブック例を参考にしていただけたら幸いです。