タスク管理ツールをTodolist → asana に移行した

25:366:2016

テスト的に、タスク クライアントを「Todolist」から「asana」に移行してみた。

自分が、タスククライアントに求める条件は、

  • PCとスマホの両方で同期できる
  • タスクの追加方法がシンプル
  • 階層化(サブタスクが設定)できる
  • 詳細な繰り返し設定ができる
  • 全タスクが一覧できる
  • 今日やるタスクが明確
  • UIがスマートで無駄が無い
  • 無料でしっかり使いたい

こんな感じだけど、一番大事なのは、細かい操作などなくストレスフリーなこと。Todoistは、かなり理想に近い。

 

しかし、Todolistで一番不満だったのが、「今日やるタスク」を設定するまでのフロー。確かに「今日が期限」のタスクは「今日」のボックスに表示されるが、今日やるタスクは今日が期限のタスクとは限らない。今日が期限でも今日やらないケースもあったりする。随時、タスクリストの一覧から、今日やるタスクの振り分けができのが理想。いちいちタスク毎にフォルダを移動したりするのは面倒くさい。

特に、自分にとっては、「タスク一覧を俯瞰して、今日やるタスクを拾い出す」というスキームがどれだけスムーズにできるかが重要。プロジェクトやフォルダ分けできても、いちいち開いて確認したり、フォルダ間を移動させるタイプのものは、いつも面倒くさくなって挫折してしまう。

 

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asanaの場合、「MY TASKS」上の表示に従って、

  • 「NEW」   →タスクを追加したら最初にここに表示されるので、INBOXとして運用。
  • 「Today」  →今日やるタスク
  • 「Upcoming」  → 今日のタスクが終ったら、次にやるタスク(今週やるタスク)
  • 「Later」  →後回しするタスク(来週以降にやるタスク)

という感じで、勝手に解釈して使っている。

ブラウザ版でもスマホアプリでもドラッグ&ドロップで移動できるので、タスクの振り分けが楽なのが良い。

また、「Instagantt」という無料のガントチャートソフトにも連携しており、asanaと双方向同期できるので、プロジェクトの進捗管理がしやすい。こちらもUIがスマートで好みな感じ。ブラウザ版のみのため、スマホアプリは無いけど。

チームで共有しないと本領発揮しないソフトだけど、個人使用でも、意外に使い勝手は良いと思う。タスク毎に「誰がやるか(Asignee)」を設定できるのだけど、自分が実際にやるタスクのみ、自分がアサインすることで、アサインされていないタスク=他者(会社の別の人間や取引先)に委託しているタスクとして認識している。プロジェクトにおいては、あらゆるスキームの進捗管理しなきゃならないから、丁度よい。

 

昔から、Todo管理アプリを使うのが好きで、いろいろ使ってきたけど、最近は、GoogleカレンダーのToDoリストくらい直感的に使えるものが好み。見た目や操作性がシンプルで、設定段階でできるだけ自動化できるサービスが出てくれば、またいろいろと試してみたいと思う。

 

【再稿】2015年の手帳環境(デジタル2+アナログ4)

Posted: 03 Jan 2015 08:32 PM PST

 

まあ、あまり変わり映えしませんが、恒例ネタとして。

ポイントはやはり、デジタルメインですが、その弱点をアナログで補完するというところでしょうか。

 

 

①iPhone6plus+iPad mini

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最近は職場でも電車内でも、紙の手帳やノートより、スマートフォンやタブレットを使っている光景のほうが自然になってきていますよね。そういう意味では、外で周りの目を気にせずにサクッとメモをとる意味では、iPhoneのほうが使いやすい。それ以外にもデジタルの利点は、言い出したらキリが無いけど、一番はクラウド上にデータを保存できるので、手帳の紛失などで情報が無くなるリスクが少ないということだと思います。

特に、情報収集、プロジェクト管理に使っている「Evernote」は、デスクのPCでも、出先でのiPhoneからでも追記できるので、業務のトラックを管理するのに重宝しています。未処理のタスクもですが、「すでに実行したこと」も管理していないと、同じようなことを2回もやってしまった経験が何度もありました。また、同時進行の案件が多くなると、今この案件で「ボール」を持っているのは、こっちか?相手か?っていう記憶が曖昧になりますよね。仕事上では、しっかり「記憶」していることが「信用」に繋がりますので、記憶のハードディスク的な役割として、これがないと仕事できないレベルになってます。

日記アプリの「Day One」も同様に、様々なデバイスからアクセスできます。また、カレンダーからだけでなく、フォトストリームやマップからでもログを辿れるので、「去年の今頃何してた?」「以前この場所で何考えてた?」というのが一目瞭然です。アナログの日記と違って、短文でも長文でも気兼ねなく書けるので、書くハードルが低くなるのが良いです。出先などで思ったことを何でも書いて、後から振り返ってアナログに転記する感じで使っています。

 

 

 

②FIELD NOTES(フィールドノート)

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デジタル機器が使えない出先でのラフなメモ(仕事&プライベート兼用)に使っています。最終的にはデジタルに変換し過去のノートを見返すことも無いので、この位潔く薄いほうが逆に使い勝手が良い。後ろポケットに入れるなど、思い切りラフに使えるのが気持ちいいです。

 

 

③MOLESKINE (モレスキン)

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久々に週間ダイアリータイプを買ってみました。しかし、スケジュール管理用ではなく、備忘録&業務ログの振り返り用として使おうと思います。雑多なメモはFIELD NOTESにまかせて、重要な情報だけを一日の終わりか翌日の朝にまとめて記録するつもりです。とはいっても、情報量においてはデジタルが圧倒的に強いので、ここでは、デジタルから詳細な情報を引っ張りだすための「トリガー」としての役割を期待しています。いくらデジタル上に膨大な情報があったとしても、キーワードを入力して検索しないと、必要な情報は引き出せません。また、アナログの手帳のように無意識にパラパラとログを遡って新しい発見をすることもデジタルでは難しいですよね。

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情報ページも無視して、仕事上で覚えておきたい知識やキーワード、その日の業務の進捗などを記録しています。

 

 

④LEUCHTTURM1971 (ロイヒトトゥルム1971)

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A5サイズのノートですが、ここではデジタルでは把握しづらいプロジェクト全体の俯瞰や関連性を「見える化」するために使っています。実際は、半年で15ページほどしか使用しておらず、どちらかというとA4サイズの資料を二つ折りしての「書類ばさみ」として活躍するほうが多いかも。一冊くらい何年も使い続けるノートがあってもいいかなと思い、必要なときだけ使っている感じです。画像のように、iPad miniとのサイズの一体感が気に入っています。

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1テーマ1ページの追記型で書いているので、「索引ページ」と「ページ番号」があるLEUCHTTURMは、すごく便利です。モレスキンと違って万年筆でも裏抜けしない紙質も非常に気に入っているのですが、入手困難なのが若干辛いところですね。

 

⑤トラベラーズノート

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完全にプライベートオンリーの用途です。ノートは、軽量紙ノートとカクリエ、その他クラフトファイル、ジッパーケース、名刺フォルダの構成です。プライベートの情報も基本はデジタル化しているのですが、どうしても「紙」のまま必要なものが、まだまだこの世には存在します。郵便物であったりチケットであったり。そういった紙ものをオールインワンで収納するのに、トラベラーズノートのカバーと純正リフィルは重宝します。

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軽量紙ノート は、時系列の「イベントノート&雑記ノート」として使用。日常のログや思いつきは、日記アプリの「Day One」に任せるとして、旅行や引越しなど、ちょっとしたミニイベントの行程などを残しておくと、後からまた同じシチュエーションが来た時にリアルに役に立つことがしばしばあります。

カクリエは、「読書&勉強ノート」として使用。このノートに一旦書き出しておいて、後からEvernoteにアップロードしたり、要点をモレスキンに書き出したりしています。

デジタルでの筆記の制約のうっぷんをはらすかのように、かなり自由に使っているためノイズの多いノートですが、仕事で使うLEUCHTTURMと同様、頭の中にあることを一旦全部書きだして、客観的に見直すことで、新しい発見も生まれるようです。

 

 

末尾にはなりますが、更新頻度が少ないブログではありますが、今年も宜しくお願いいたします。気が向いたら、たまに覗いてください、

 


【再稿】本気で買ってよかったガジェットケース3選

Posted: 13 Dec 2014 10:46 PM PST

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出張が多い自分は、ガジェット類を持ち出すことが多いです。落下や紛失のリスクもあるため、やむなくケース・カバー類を使っています。ケースを使って、さらに荷物のサイズが大きくなるのは嫌なので、とにかく一体感があって、邪魔にならないモノをセレクトしています。失敗もありますが、割りと本気で買って良かったと思うものを紹介します。

 

3位  TROIKA トラベルケース

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最近は、トラベラーズノートの替りに、「TROIKAのトラベルケース」で、出張用のカード類の持ち運びや領収証の管理をするようになりました。トラベラーズノートのカードリフィルやジッパーケースも便利だったのですが、トラベラーズノート本体が嵩張るので、なかなか鞄から取り出して使うのには煩わしく感じていました。写真のように、MOLESKINEやFIELD NOTESなどのノートといっしょに持ち歩いても、そこまで嵩張りません。

 

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・パスポート

・ホテル、レンタカーのカードなど、出張に必要なカード類

・チケットや空港のフロアガイドなど紙もの

・緊急時用のメモ帳

などが収納でき、しっかりジッパーで閉じるので、安心感があります。カードポケット9枚分とポケットが左右に2つあり収納力はありますが、厚くなりすぎないデザインになっています。

 

 

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サイズ感としては、トラベラーズノートよりも若干大きい位。リフィルが無い分、トラベラーズノートよりは薄くはなりますが。

 

 

 

 

 

2位 英国Snugg製 iPhone6 Plus用レザー 手帳型 ケース

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これまで一貫してスマートフォンは裸持ち派だったのですが、iPhone6 Plusにもなると勝手が違ってきますね。 このサイズになると鞄に入れる機会も多くなり、画面に傷がつかないか心配になります。

そこでトレンドの手帳型ケースを購入。カードポケット2つと、横向きのポケットが付いてて、名刺やカード、領収書なんかを入れられます。マグネット式なのでクレカなど磁気カードは入れられませんが、財布よりも使う頻度の多いiPhoneだから、出し入れの多いチケットなど入れておく分には便利ですね。

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画面の大きいiPhone6 Plusだと、動画を観る機会も多いので、スタンド機能は必須ですね。

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手帳型ケースはいろんなところが出していますが、価格の割に質感が良く、英国らしい洗練されたデザインなので、気に入っています。マグネット式なので、180度開いてもブック型に使っている時も、後ろ側にカチッと留まるので、iPhoneとの一体感があります。

 

 

 

 

 

1位 Zephyr Rhythm Grid iPad mini & iPad mini Retina用ケースカバー

 

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このケースは結構前から使っているのですが、本当に使い勝手がいいです。「紙」製ですが、すでに1年以上使っても、まったく破損などなく、iPad mini 用のケースとして、ずっと使い続けています。

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ジャストサイズで且つ薄いので、iPadのミニマムなデザインを損ないません。A5サイズの薄いノートのような雰囲気です。

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動画用にスタンドさせたり、

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タイピング用の角度にもできます。

とにかく使っていてケース独特の違和感を感じず、非常にiPadとの一体感があります。iPad airを買う予定はありませんが、大きいサイズのiPadを使うことになっても、迷わず、このメーカーのものを買うと思います。

 

 

 

 

以上、自分と同じようにガジェットとの一体感やミニマムさを重視する方には、おすすめケース3種でした。